Aloha Sommerzeit – so planst du deine Urlaubsvertretung richtig!
Die Sommerzeit ist bekanntermaßen Urlaubszeit. Doch mit der Vorfreude auf den heiß ersehnten Urlaub, gehen einige Fragen einher: Wer übernimmt im Online-Marketing meine Urlaubsvertretung? Was tun, wenn bei einem Kunden doch etwas schiefläuft? Damit die Auszeit auch zu einer reinen Erholungszeit wird, ist deshalb die richtige Organisation und Planung das A & O. In meinem Video gebe ich dir wertvolle Tipps, damit einem entspannten Urlaub nichts mehr im Wege steht – vom Übergabemeeting über die Pflege des CRM-Systems bis hin zur Abwesenheitsnotiz.
Urlaubsvertretung richtig organisieren
Wer kennt es nicht: Oft quält einen die Frage im Urlaub, ob an alles gedacht wurde. Schließlich möchte man, dass das eigene Projekt weiter vorangeht und man nach dem Urlaub nicht von einem Stapel liegen gebliebener Aufgaben begrüßt wird. Deshalb ist eine gute Urlaubsübergabe ein entscheidender Faktor für die eigene Erholung. Wichtig ist also, dass so eine Urlaubsvertretung richtig organisiert wird. Diese Fragen solltest du dir vor deinem Urlaub stellen und festhalten:
- Welche Projekte sind noch offen – was ist im Einzelnen zu tun?
- Welche Deadlines müssen eingehalten werden?
- Wer sind die internen und externen Ansprechpartner?
- Welche Fragen könnten aufkommen?
- Welche Projekte sind am wichtigsten?
- Was passiert mit neuen Aufträgen?
- Gibt es Dokumente/Links?
- Zugänge zu Software, Dokumenten oder Räumlichkeiten vorhanden?
- Wer ist Ansprechpartner bei Problemen?
Anhand dieser Checkliste ist deine Urlaubsvertretung optimal organisiert und kann alle Projekte in deiner Abwesenheit erfolgreich weiterführen. Und auch nach deinem Urlaub kannst du prüfen, wo es vielleicht Probleme oder Hindernisse gab und auf welchem Stand deine Projekte sich befinden.
Gibt es hilfreiche Tools zur Organisation meiner Urlaubsvertretung?
Auch, wenn jeder seine persönliche Ablage gestalten darf, ist ein gemeinsam vereinbartes System im Unternehmen sehr hilfreich. So hat jeder einen vereinfachten Zugriff auf Kontakte, Prozesse und sonstige relevante Informationen. Ein empfehlenswertes CRM-Tool ist HubSpot. HubSpot ist eine einfach zu bedienende Plattform, mit der du die Möglichkeit hast, Unternehmenskontakte anzulegen oder Notizen zu erstellen – und das kostenlos. Bei einer kontinuierlichen Pflege ersparst du dir dabei schon vor dem Urlaub enormen Stress.
Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz richtig?
Deine Kollegen und wichtigsten Kontakte wissen über deinen Urlaub Bescheid – trotzdem solltest du für deinen E-Mail-Account eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Darin enthalten sollte beispielsweise der genaue Zeitraum deiner Abwesenheit, der vollständige Name mit E-Mail-Adresse deiner Urlaubsvertretung und der Hinweis, ob deine Mails weitergeleitet werden. Das ist allein schon aus datenschutzrechtlichen Gründen wichtig.
Fazit
Entspannt verreisen fängt bei vielen bereits schon auf der Arbeit an. Durch gezielte Absprachen und ein gepflegtes CRM-System erleichterst du nicht nur deiner Vertretung die Weiterarbeit an deinen Aufgaben und Projekten, sondern verringerst auch das Potential böser Überraschungen nach deiner Rückkehr. Mit der richtigen Planung heißt es dann ab sofort: Aloha Abenteuer und auf Wiedersehen Alltag.
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